職場＿關於報告(presentation)

久遠前寫過一篇文章(註１)談開會，大致講：
別一味求同(一言堂)，也別一味求異(好像講創意，就非得要異)。
而是先有基本前提及範圍，其次各抒己見、暢所欲言，最後凝聚共識、產生結論。
這篇講會議報告(簡稱報告)，與之相關，可視為延續。

坦白說，會寫本文，是剛好最近讀了三篇相關文章，
分別講報告前、中、後，便整理一下 XD。

我在前公司曾耳聞過件事，一個高管聽部屬報告不到五分鐘，
起身告訴主講人：「你沒有準備好，等好了再跟我說。」便離席。
你可以說這位高管傲慢，報得再怎麼爛，可以發問、可以指導，犯不著沒禮貌地離開；
也可以說，肯定是那位部屬準備得太差，不探探高管想聽什麼，講重點就好，
寥寥幾句就被看破手腳，高管覺得浪費時間，肯定是走人；
也可以說，細節不夠，無法判斷。
但這得問，要多細才能判斷，改進之後，就能讓所有人滿意嗎？
無論怎麼說，可見得大家對"好"的標準很分歧，
而我在未說前講這些，無非要聲明，開會是一種互動，
怎麼操作，仍得因當時觀眾做適當調動，以下說的是大致原則，僅供參考。

*****報告起頭*****
報告時，不要一上來就開始談，
而要先花上幾分鐘說一下今天要談的內容梗概(Agenda)。
這就好像參加一次２小時的考試，在拿到試卷後，不要立馬開始做題，
而是應該先花上兩三分鐘，把整張卷子看一下，
這樣對整體就會有個把握，做題的時候不至於太慌張(註２)。

*****報告當中*****
說完梗概，開始進入內容，以下幾件事不能犯(註３)。
一．沒有重點
這並非有沒有分"子主題"或是"條列式"的緣故，
我多數遇到的情況是，
(1)重點太多或講得太細瑣。例如，列個十幾二十條，一一陳述。
　此即等於"沒有重點。或許是急於向老闆表現"我準備充分"、"我知道很多"吧；
(2)舉例非通例。例如，舉例不講通例，而一下子就談特例，
　有別人沒有的經驗，確實很炫，但這樣跟人講，會造成別人偏頗的認知，抓不到重點。
精煉和講通例，是其解決之道。

二．自說自話

沉浸在自己的內容裡，自顧自的講，沒照顧到觀眾狀況。
會這樣情況的第一個可能，是沒意識報告不是一個單向的過程，而是一場雙向的互動。
別人跟不上你說的速度，自然就玩手機發郵件幹其他事。
第二個可能是：過於緊張，急於擺脫，想趕緊結束報告越快越好。就顧上任何人了。

這兩項都會造成這場報告無效。

如何改善這事呢？
適時停頓，比如，每張投影片講完。就詢問觀眾有沒有問題。
以及多練習，能一次次降低緊張。

三．非要按照自己的順序來匯報
如果講的內容非常多人感興趣，而最重要的老闆感興趣。
跳著投影片講，是經常會出現的事情，至少我的經驗常遇到。
此時，除非一定需要前面的知識鋪墊，最好就不要堅持要按造順序，
報告的目的，就是讓對方明白，達到就好。
就像有句話說：人們要買的是1/4吋的洞，不是1/4吋的鑽孔機。

四．提供自己不知道的資料(如投影片)，

這個好理解，報告不是拚多，而是給人正確而不模糊的資訊。

五．光說問題不提供解決方案
如果只聚焦在問題不提供解決方案，對公司發展並沒有任何實質性的價值，
還會讓老闆覺得你是來抱怨或者拖後腿的。所以至少要說出可以的解決方案。
但這不是說，假如有問題沒法解就隱瞞，而是承認無解，計畫如何善後，
或是繞道處理，比如，有些物質侷限性，像是耐熱的最高極限溫度。

解決方案不是極限升高，那不可能，而是別讓它升到極限。

六．該講的沒講，時間拿捏不當

這裡指的是，有人會中途發問，導致時間拉長(如果是老闆問，那就沒關係)。

我覺得這最難解的，我經常控制不好時間。
比較好的辦法是訂一個時間點，比如5分鐘之內答問完畢(註４)。

如果不夠，就說：留到報告完內容再回答此問題，或者之後寫信答覆。

留到最後再答的好處是，讓想離開的人先走，才不至耽誤所有人的時間。

*****報告結束*****

給報告做個總結，比如說：我希望大家從這次報告中，學到三件事..。
說完，再把大家的發問及你的解答作成補充文件，
或是加到原本的資料(如投影片)裡，寄給大家(註５)。
而這個動作，是學習報告很重要的反饋。

*****
報告與開會，頗多相近之處，以上內容可以類推而效之。



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註１：札記－溝通－集思廣益：先前提，後私見(先同後異)

註２：得到－心理－能改變生活的6個好習慣
比如說：你參加一次2 小時的考試，在拿到試卷後，不要立馬開始做題，
而是應該先花上兩三分鐘，把整張卷子看一下，
這樣對整體就會有個把握，做題的時候不至於太慌張；
你和客戶談項目時，不要一上來就開始談，
而要先花上幾分鐘和他說一下今天要談的內容梗概；
來到單位時​​，也先別馬上投入到工作中去，而是應該花10 分鐘整理一下今天要做的事情。
你可千萬別小看這 2% 的時間，他往往能提高你10％工作效率，
因為提前計劃不僅能幫我們節約銜接時間，還會帶給我們一種踏實的感覺。

註３：得到－職場－給老闆匯報工作的5個誤區

1. 沒有重點(X)
2. 自說自話(X)
3. 求讚賞和求抱抱型的匯報(X)
4. 非要按照自己的順序來匯報(X)
5. 光說問題不提供解決方案(X)


註４：得到－表達－怎麼提意見不招人討厭
1. 直接清晰地表達你的意見
　而且在發表意見的過程中，不要誤把“攻擊性的語言”當成“直截了當的語言”。
2. 不要把“溝通”當成辯論　
　溝通前想清楚這次溝通最終是想達到什麼樣的結果，
　在溝通開始前把這個結果和對方達成共識之後再進行討論，
　這樣做能讓這次談話的目的始終圍繞著結果進行。
3. 直接開口問，不要揣測
　可以採用 “重新定義”的追問法則，就是用你自己的理解把剛才說話人的信息重複一遍。
　比如對方說：今天的會議真是毫無意義。
　重新定義後，你可以說：你是說今天的會議太長了，但還是沒討論出結果，對嗎？
4. 處理激動
　激動的情緒讓我們的溝通方式偏離了軌道。那怎麼避免這種情況呢？
　(1)記得設置“討論時間”
　比較好的辦法是訂一個時間點，比如5分鐘之內討論完畢。
　假如5分鐘後你們還在討論，就要停下來想想“你們爭論的內容還是這件事本身嗎?”
　在對話中就少用評價類的話，比如指責對方的人品等。
　(2)巧妙驗證對方的感受
　在和他人交往的過程中，我們都會下意識的通過“察言觀色”的方式，
　來判斷對方對我們的態度。一旦感覺到對方對我們有所不滿了，我們就會焦慮。
　不要直截了當地說出自己沒有根據的猜測，而是要理智地驗證對方的感受。


註５：內參－職場－如何做好會議記錄
開會時，把手裡的紙張分成兩欄：
一欄記錄議題的討論結果；
另一欄要寫下議題的“下一步”由誰負責、要做什麼、預計何時完成等。
下次開會時，把之前的會議記錄拿出來，就一目了然了。

寫好一份會議記錄所需要的三個要點：
1. 確保與會者達到共識。
　記錄者寫完會議紀錄後，可以發給參加會議的人，

　確認內容是否無誤。如果大家都沒有異議，這份會議記錄就是大家對會議結果的共識。
2. 會議記錄可以做為後續依據。
　當主管質疑項目的走向時，可以拿出會議紀錄比對，
　證明是受到外在因素的影響，而不是沒做好可控範圍內的事。
3. 會議紀錄要在24小時內完成，才能確保內容的準確度。


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參考資料：
1. 得到－企管－成功管理者的5個習慣
開會是不可避免的，可是，高效率的會議應該怎麼開呢？
德魯克給了三點建議：
首先，你得搞清楚會議的目的。根據會議的不同類型，做好不同的準備工作。
其次，開會時如果把該解決的問題解決了，就立馬散會，不要拖沓。
最後，會開完了，要有後期的跟進。


2. 內參－企管－向麥肯錫學開會

1. “黃牌”。
　每個團隊成員都有一張黃牌，用於喊停其他人無意義的行為，
　並提供建設性的反饋意見。例如，若有人把部門需求置於公司需求之上，
　或者雙方無法繼續磋商時，就可以使用“黃牌”。
2. 節奏控制。
　讓大家都快速發言，避免群體思維，剔除過分詳細的討論，緊緊圍繞當前議題。
3. 幻燈片不超過三張。
　最大限度地擴大討論時間（允許簡要預讀）。
4. 會議上安排一位觀察員
　當話題開始跑偏時，觀察員能夠及時給出提醒。