2019年2月14日 星期四

札記-時間-利用碎片時間

根據時間長度,空閒可分兩種,
一種是二十幾分以上的確定時間,輕易能安排計畫,叫完整時間;
另一種是十幾分以內的不確定時間,
像是等車、排隊、事與事之間的空檔等等,叫碎片時間(註1);
由於碎片時間,說長不長,說短不短,做什麼事,甚少能一氣呵成,
有的人不想做事,便划手機、聊天、放空等等,排遣無聊,
而有的人則認為,應當要善加利用,積少成多。


善用碎片時間的作法,我將其分成兩型,
第一型,我稱之為「分期任務(長任務)」,即切割長時任務,分期完成。
像吳軍先生那樣,他說:
通常,人們習慣於用碎片時間做一些小事情,
 比如手頭上有10分鐘時間,那就拿出手機看看新聞,結果可能一下子就看了一小時。
 其實,這些碎片時間可以不用來做小事,而是加起來做一件完整的大事。
 ...
 大部分人可能無法利用碎片時間來寫作,但可以利用碎片時間看書。
 一本300頁的書,常人一般10個小時看完。
 你有了碎片時間比如半小時、10分鐘、5分鐘,就利用上讀幾頁,
 最後半個月、20天就把書看完了。這就是用碎片時間做一件完整的事。


另一型,我稱之為「快速任務(短任務)」(註3),
即日常工作中,用不了 10 分鐘就能做完的任務,就是你的快速任務。
戰隼(註4)之「合理的利用零散時間」,有幾項是屬於這類的,
列舉如下:
 1. 準備個Mp3,裝滿英語或有聲書
 2. 隨身帶筆記本和筆,有空時,記些想法,列一些待辦事項清單
 3. 公司客戶、家人、朋友,打個電話交流感情(或回Email)
 4. 手機上準備一些想背的古詩或資料(英文)
 5. 平時打印一些筆記或資料,排版到一張A紙上,放在身上,
  沒事的時候找出來複習一下。
 6. 利用幾分鐘的時間,做個擴展運動,鍛煉一下身體。

日本經濟學家野口悠紀雄先生(註5)和李開復先生(註6),便是如此操作。


我個人比較常用第一型,
但事實上,這兩型的任務僅是時長不同,並沒有衝突,可同時並用。
重點是不蹉跎,也別過於焦慮時間流逝,為了安排而安排。
應當先設立人生目標,依據目標來規劃任務及日常事務(吃飯、睡覺等作息),
並且定期檢視每天過的生活,是與這些目標一致、還是背道而馳?(註7)
不做錯誤的事,也不做多餘的事。


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註1:百度:碎片時間
什麼是碎片時間呢?在我們的工作生活中,
比預計的時間提前完成某項工作後剩下來的時間,就叫做碎片時間。
通常碎片時間就是指沒有安排任何工作,未被計劃的時間。
因為零散、無規律,所以被叫做碎片時間。


註2:內參-吳軍:怎樣管理時間、做減法和跨界


1. 制定快速任務清單
 你可以從自己的日常工作中,
 找出那些用不了 10 分鐘就能做完的任務,它們就是你的快速任務。
 提前把快速任務列在一個清單上,然後在重要工作之間的空檔完成它們。
2. 找同事快速討論
 零碎時間也可以用來與同事討論、確認某個事項,
 或是在會議前與一同參加的同事討論下會議主題,讓議題更加聚焦。
3. 拆解大型項目,擺脫拖延症
 把複雜的工作拆解成一個個能夠輕易完成的項目,
 可以減少人們的心理壓力,在零碎時間裡推進項目的進度條。
4. 不是很重要的聯絡事務,可以利用零碎時間做完。
5. 重新醒神
 可以利用5到10分鐘的零碎時間,散步或伸展一下身體,減少工作壓力,提振精神。


註4:知乎問答整理:時間管理(2)你是怎麼有效利用碎片時間的?
1、隨身帶本書,定期更換
2、身上帶著平板或Kindle,充好電,裝滿書和視頻,比如TED、公開課
3、準備個Mp3,裝滿英語或有聲書
4、隨身帶筆記本和筆,有空的時候,記些想法,列一些待辦事項清單
5、準備個電話清單,都是要打電話的人。
  比如公司客戶、家人、朋友,空閒時打個電話交流下感情
7、利用幾分鐘的時間,做個擴展運動,鍛煉下身體。
8、觀察周圍的人,看看著裝、表情、姿態和口氣,
 如果你觀察時間長一點能看出很多有意思的東西
9、發呆、胡思亂想,放鬆自己的大腦
10、平時打印一些筆記或資料,排版到一張A紙上,放在身上,
  沒事的時候找出來複習一下。
11、在手機上準備一些想背的古詩或資料,空閒的時候拿出來看看
12、做個當天或前一周的總結,記到筆記上或Evernote上
13、平時訂閱一些Blog、網站的RSS,空閒時閱讀一下
14、準備幾張八頁小書帶在身上,遇到空閒時間填寫一下
15、給家人或朋友準備個禮物清單,在空閒時用手機上網挑些有特色的創意禮物,
  買完放到辦公室裡。等有需要的時候立刻就可以用。
16、給老婆或老公發條情話,問候一下
17、觀察周圍的環境,有多少商舖、客流,外面裝飾是什麼樣的,
  有什麼特色和值得注意的細節,順手鍛煉下記憶力和觀察力,
  還可以順手把看的東西拍下來或記錄下來。很少人會注意觀察自己的周圍,


註5:內參-時間管理最重要的3個要素
野口悠紀雄認為,“嘲笑15分鐘的人,也許會陷入為15分鐘而哭的境地”。
野口悠紀雄會利用上下班的通勤時間,
用手機播放軟件學習英語,他還會事先在大腦裡裝滿問題和相關信息,
這樣無論在多麼擁擠的交通工具上,都能完成思考。


註6:內參-時間-李開復的時間管理法
學會利用碎片時間和本來被忽略的時間。
比如,等車、排隊的時間。李開復說,他會利用自己在車上的時間回復電子郵件。


註7:
1. 內參-如何列出真正重要的待辦清單
(1) 找出人生各個層面中你一定要做、絕不會妥協的事
 每週80%的時間都要花在與這些事相關的活動上,
 剩下的時間用來處理其他需要處理的事。
(2) 根據人生目標調整日程表
 決定好人生目標之後,可以回頭看看你現在每天過的生活,
 是與這些目標一致、還是背道而馳?
(3) 定期檢查
 人生中的重大主題會經常發生變化,每個主題下的優先項目也是會改變的,
 所以,每個季度你都要檢查一下自己的目標有沒有發生改變...

設定一個定時迴響的鬧鈴
 你不妨把手機鬧鈴設定成每個小時響一次。鬧鈴的作用是打斷你手頭正在做的事。
 鬧鈴響的時候,你就問一下自己:
 我有沒有在做我現在最需要做的事情?我現在的時間是用在了我認為最重要的事情上嗎?


3. 內參-快速梳理思路的五個步驟
1. 創建任務清單
 你應該把所有事情分為三類,你需要做的事情、你應該做的事情以及你想做的事情。
2. 思考一下做每件事的原因,尤其是那些“你應該做的事情”
3. 對於你清單上的每件任務,問兩個問題:
 “它是否至關重要?”和“這對我或我關心的人來說是否重要?”
 如果兩個答案都是否定的,那麼就把它從你的名單上刪除。
 每刪掉一項,你的注意力就會越來越集中。
4. 把剩下的任務進行分類
 清單上最後留下來的任務分為兩類,
 一類是你必須要做的事情,比如支付賬單;另一類是對你來說重要的事情。

 把那些對你來說很重要但還沒有什麼進展的任務,拆分成小型的可操作的項目。
 每個小項目都應該包含“一份清晰的行動清單”,在不到一個月的時間內就能完成。
5. 每天花五分鐘修改你的任務清單
 當事實證明一項任務對你來說已經不再重要,
 那麼堅持下去是沒有意義的,把它從待辦清單上劃掉就可以了。

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